TORA PETROL ÜRÜNLERİ MÜHENDİSLİĞİ ELEKTRİK VE ELEKTRONİK SANAYİ TİCARET A.Ş.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
İÇİNDEKİLER
1. AMAÇ
2. KAPSAM
3. TANIM ve KISALTMALAR
4. ROL VE SORUMLULUKLAR
4.1 Veri sorumlusu
4.2 Veri sorumlusu temsilcisi
4.3 Veri İşleyen
4.4 Sorumluluk
5. HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜKLER
5.1 Aydınlatma yükümlülüğü
5.2 Bilgilendirme yükümlülüğü
5.3 Veri güvenliğini sağlama yükümlülüğü
5.4 Veri Sorumluları Siciline kaydolma yükümlülüğü
6. KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI
6.1 Kişisel veriler
6.2 Özel nitelikli kişisel veriler
7. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ POLİTİKASI
7.1 Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin uyulacak ilkeler
7.2 TORA’ nın kişisel verileri işleme amaçları
7.3 Kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesine ilişkin TORA tarafından alınan tedbirler
8. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI POLİTİKASI
9. KİŞİSEL VERİLERİN MUHAFAZASI POLİTİKASI
10. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI
10.1 Kişisel verilere erişim hakkı
10.2 Kişisel verilerini değiştirme veya sildirme hakkı:
10.3 Uygulama
11. DOKÜMANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI
12. GÜNCELLEME PERİYODU
13. YÜRÜRLÜK
1. AMAÇ
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVK Kanunu) 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. KVK Kanunu, kişisel verileri işlenen gerçek kişilerin Anayasa tarafından da korunan özel hayatın gizliliği de dahil olmak üzere gerçek kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülüklerini belirlemek için düzenlenmektedir. Bu politikanın amacı, Tora Petrol Ürünleri Müh.Elektrik ve Elektronik San.Tic.A.Ş.(TORA)’nın ilgili kişilere ait kişisel verilerin KVK Kanununa uyumlu bir şekilde işlenmesini ve korunmasını sağlamak için yönetim talimatları, prosedür şartları ve teknik bir politika oluşturmaktır.
2. KAPSAM
Bu politikanın kapsamında, TORA ağına erişen üçüncü kişiler de dâhil olmak üzere TORA’ya bağlı çalışanlar bulunmaktadır. Politika, TORA nın sahibi olduğu ya da TORA tarafından yönetilen, tüm kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik yürütülen faaliyetlerde uygulanmaktadır.
Bu politika, KVK Kanunu ve diğer kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına ilişkin mevzuata dayalı olarak ele alınmış ve hazırlanmıştır.
TORA, tüm çalışanlarının katılımı ve desteğini istemektedir. TORA bünyesindeki tüm çalışanlara, şirket varlıklarını uygun şekilde korumalarını sağlamak için yeterli eğitim ve yardımcı referans materyalleri temin edilecektir.
Bu politika, TORA bünyesinde bulunan herkesin bilmesinin ve sürekli olarak uymasının beklendiği temel kontrol tedbirlerini tanımlamaktadır.
3. TANIM ve KISALTMALAR
Bu bölümde politikada geçen özel terim ve deyimler, kavramlar, kısaltmalar vb. kısaca açıklanır.
a). TORA: Tora Petrol Ürünleri Mühendisliği Elektrik ve Elektronik San.Tic.A.Ş.
b). Torapetrol.com: Tora Petrol Ürünleri Mühendisliği Elektrik ve Elektronik San.Tic.A.Ş.’ne ait web sitesi olarak anılacaktır.
c). Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye ve özgür iradeye dayanarak açıklanan ve veri işleme amacıyla verilen onay.
d) Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
e). Çalışan: Tora Personeli.
f). Hizmet Sağlayıcısı: TORA ’nın hizmet aldığı ve/veya verdiği şirket (tedarikçi, taşeron, müşteri vb.) personeli.
g). Kişisel Veri Sahibi (İlgili Kişi): Kişisel verisi işlenen gerçek veya tüzel kişi
h). Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek veya tüzel kişiye ilişkin her türlü bilgi.
ı). Özel Nitelikli Kişisel Veri: Öğrenildiği taktirde ilgili kişinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikteki bilgiler.
i). Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
j). Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
3.11. Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.
3.12. Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu ve Yönetimden yetki almış ve belirlenmiş kayıt yaptırmakla yükümlü gerçek veya tüzel kişidir.
3.13. KVK Kurulu: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
3.14. KVK Kurumu: Kişisel Verileri Koruma Kurumu
3.15. KVK Kanunu: 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
3.16. Politika: TORA, Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası.
4. ROL VE SORUMLULUKLAR
4.1 Veri sorumlusu
KVK Kanunu uyarınca kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem kişisel verilerin işlenmesi anlamına gelmektedir.
TORA, veri tabanında kayıtlı olan kişisel verilerin, işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyerek, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olup ve Veri Sorumluları belirlenip aldıklarında veri sorumlusu kaydını gerçekleştirerek kayıtlı veri sorumlusu sıfatına haiz olacağını beyan eder.
4.2 Veri sorumlusu temsilcisi
TORA bünyesinde yer alan tüm iştirakler için Veri Sorumluları çizelgesi hazırlandığı zaman Veri Sorumluları çizelgesine kayıt için gerekli olan veri sorumlusu temsilcisi yönetim tarafından atanması gerçekleştirecek olup işbu kişi tüm kişisel verilerin korunması ve işlenmesi, güvenlik önlemlerinin alınması ve düzenli denetimlerin yapılması faaliyetlerinin yönetilmesi ve yürütülmesinden sorumlu bir uzman olacaktır.
4.3 Veri İşleyen
TORA’nın verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiler (Örneğin; yükleniciler, tedarikçiler gibi)
4.4 Sorumluluk
Kişisel verilerin TORA adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi halinde ise veri sorumlusu olarak TORA ile veri işleyen kişiler tedbirlerin alınması konusunda müştereken sorumlu olurlar. TORA; veri sorumlusu olarak, kendisi ile kişisel verilerini paylaşan ilgili kişilere sağladıkları güvenin; iş ortakları, hizmet sağlayıcı, tedarikçi ve yüklenicileri tarafından da aynı şekilde sürdürülmesinin sağlanması için periyodik olarak, veri işleyenlerin gizlilik politikasına uyumunu denetler.
5. HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜKLER
KVK Kanunu uyarınca TORA’nın kişisel verilerin korunması ve işlenmesi kapsamında hukuki yükümlülükleri bulunmaktadır. Söz konusu yükümlülükler şu şekilde sıralanmaktadır:
5.1 Aydınlatma yükümlülüğü
TORA, kişisel verilerin toplanması sırasında, ilgili kişiyi aydınlatmak ve bu kapsamda ilgili kişiye aşağıdaki hususlarda bilgi vermekle yükümlüdür:
• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• Kişisel verileri toplanmanın hukuki sebebi,
• İlgili kişinin hakları.
TORA aydınlatma yükümlülüğü kapsamında; farklı araçlar ile ilgili kişileri kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin bilgilendirecektir. Ayrıca TORA kamuoyuna açık politikaların kişisel veri sahipleri tarafından anlaşılabilir olmasına önem vermektedir. TORA internet sitelerinde yer alan kullanım şartları ve gizlilik sözleşmelerinde yukarıda ifade edilen hususlara ilişkin bilgiler yer almaktadır.
İlgili Kişilerin ne şekilde bilgilendirileceğine dair hangi araçların kullanılacağı iç politikalar ile belirlenmiştir.
5.2 Bilgilendirme yükümlülüğü
KVK Kanunu 11. maddesi uyarınca, kişisel verinin temin edildiği ilgili kişinin kişisel verilerinin korunmasına ilişkin hakları (Bölüm 11) belirtildiği gibidir. KVK Kanunu 13. maddesi uyarınca TORA söz konusu personel haklarına ilişkin ‘’hangi kişisel verilerinizi işliyoruz’’ başlıklı ibralarını okutup imzalatarak İlgili Kişileri bilgilendirmekle yükümlüdür.
Kişisel verileri işlenen kişilerin KVKK madde 11’e dayanan talepleri yazılı olarak veya KVK Kurulu tarafından belirlenecek diğer yöntemlerle TORA’ya iletilmelidir. TORA, aykırılık teşkil etmemek üzere İlgili Kişi’ye başvuru konusunda daha fazla olanak sağlamaya çalışır. Bu kapsamda TORA’ya iletilen başvurular, yasal mevzuat kapsamında belirlenen süreler içinde sonuçlandırılır.
5.3 Veri güvenliğini sağlama yükümlülüğü
TORA’nın veri sorumlusu sıfatıyla, KVK Kanunu 12. maddesinden kaynaklı, veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri işbu Politika’nın 10. bölümde belirtilmektedir.
5.4 Veri Sorumluları Siciline kaydolma yükümlülüğü
TORA, KVK Kanunu 16. maddesi uyarınca, KVK Kurulu tarafından belirlenen ve ilan edilen süre içinde Veri Sorumluları Siciline kayıt yaptırmakla yükümlüdür.
KVK Kanunu 16/3 maddesi uyarınca; işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi KVK Kurulu tarafından belirlenecek objektif kriterler göz önünde bulundurularak, sicile kaydolma zorunluluğuna getirilecek istisnalara göre iştiraklerden bir kısmı için istisna getirilebilir.
6. KİŞİSEL VERİLERİN SINIFLANDIRILMASI
6.1 Kişisel veriler
KVK Kanunu kişisel verileri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlamaktadır. Bu bağlamda, kişinin verilerinin belli veya belirlenebilir olması (bir başka bilgi ile bir araya getirildiğinde kişiye ulaşılması) gerekmektedir. Bir kişinin adı, soyadı, doğum tarihi ve yeri, kimlik, sosyal güvenlik numarası, telefon numarası, adresi, görüntüleri, ödeme bilgileri, sağlık bilgileri ve benzeri bilgiler kişisel veri tanımına girmektedir
Kişisel Verilerin Korunması’nın konusu; verisi işlenen gerçek ve tüzel kişilerdir.
6.2 Özel nitelikli kişisel veriler
Özel nitelikli kişisel veriler; öğrenildiği taktirde ilgili kişinin mağdur olmasına veya ayrımcılığa maruz kalmasına neden olabilecek nitelikteki bilgiler olup; KVK Kanunu 6. maddesinin 1. fıkrasında şu şekilde sayılmaktadır: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi, veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf yada sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti, ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. Özel nitelikli kişisel verilerin kanunda açıkça yetki verilen durumlar dışında ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.
Bu kapsamda; TORA tarafından bu tür kişisel veriler Kanun gereği işlenmesi gereken durumlar dışında işlenmez veya ilgilinin açıkça rızası alınarak KVK Kanunu 6. maddesi uyarınca belirtilen şartlara uygun olarak işlenir.
7. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ POLİTİKASI
7.1 Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin uyulacak ilkeler
Toplanan tüm kişisel veriler, KVK Kanunu 4. maddesinde sayılan genel ilkelere uygun ve 5. ve 6. maddelerinde belirtilen şartlar ile uyumlu bir şekilde işlenmelidir. TORA, KVK Kanunu 4. maddesi uyarınca; kişisel verilerin işlenmesi konusunda hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar güderek, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde kişisel verileri işlemekle sorumludur.
Bu demektir ki;
• TORA kişisel verilerin işlenmesi sırasında kanunların ve diğer hukuki düzenlemelerin öngördüğü ilkelere uygun şekilde hareket etmektedir.
• TORA dürüstlük kurallarına uygun olmanın gereği kişisel verilerin işlenmesi sırasında şeffaf davranır, bilgilendirme ve aydınlatma yükümlülüğüne uyar.
• TORA kişisel verilerin meşru ve hukuka uygun sebeplerle, yani ancak yasal olarak açıkça belirli ve hukuka uygun olan sınırlı amaçlarla işler.
• TORA kişisel verileri yürütmekte olduğu faaliyetlere bağlı olarak işler.
• TORA kişisel verileri gerekli olduğu ölçüde işler. Bu kapsamda orantılık ilkesi dikkate alınmalıdır ve kişisel veriler amacın gerektirdiği dışında kullanılmaz. Ayrıca amaca ulaşmayı sağlayacak ölçü aşılarak ihtiyaç olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınır.
• TORA kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder ve bu sürenin sona ermesine rağmen, herhangi bir gerekçe ile bu verileri anonim hale getirmeden saklamaz.
7.2 TORA’nın kişisel verileri işleme amaçları;
TORA kişisel verileri KVK Kanunu 5 ve 6. maddeleri ile uyumlu olarak bu ve benzeri amaçlar için işlemektedir:
• Kişisel ve iletişim verileri: Adı- soyadı, telefon, e-mail bilgileri personelin kendi aralarında ve yönetimin personelle iletişim kurmak için kayıt ve iletişim amaçlı kullanılmaktadır. Hizmet ve mal satılan veya hizmet ve mal sağlanan taraflara ulaşmak, müşteri ve satıcı kartları açmak.
Müşteriler ve tedarikçilerle TORA arasında lojistik faaliyetlerini yürütmek için,
İş Sözleşmeleri, Müşteri ve Tedarikçi sözleşmelerinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesinde,
Türk Ticaret Kanunu, VUK, Borçlar Kanunu, İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla,
Şirket içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla,
Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla işlenmekte ve toplanmaktadır.
Yukarıda ifade edilen veri bazlı amaçlar dışında genel olarak aşağıda belirtilen hususlar içinde veri toplanmaktadır.
7.3 Kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesinin sağlanması
• TORA, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için aşağıdaki teknik tedbirleri almak,
• Kişisel verilerin Kanun’a uygun bir şekilde işlenmesi ve depolanması için şirket içi organizasyonu yapmak,
• Kişisel verilerin depolanacağı veri tabanlarının güvenliğini sağlamak için teknik altyapıyı oluşturmak,
• Oluşturulan teknik alt yapının ve süreçlerin denetlenmesini sağlamak,
• Alınan teknik önlemlerin ve denetim süreçlerinin raporlanmasına ilişkin prosedürler belirlemek,
ile yükümlüdür.
TORA, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır.
• TORA, şirket çalışanlarını kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde korunması ve işlenmesine ilişkin bilgilendirir ve eğitir.
• TORA, şirket çalışanları ile yapmış olduğu sözleşmelerde, belgelerde veya politikalarda, şirket çalışanları tarafından, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi durumlarında alınacak tedbirleri kayıt altına alır.
• TORA birlikte çalıştığı veri işleyicilerinin ve ortaklarının kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerini denetler.
8. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI POLİTİKASI
8.1 Yurtiçinde kişisel verilerin aktarımı:
TORA kişisel verilerin aktarılması konusunda KVK Kanununda öngörülen ve KVK Kurulu tarafından alınan karar ve düzenlemelere uygun bir şekilde hareket etmekle yükümlüdür. TORA tarafından ilgililere ait kişisel veriler ve özel nitelikli veriler ilgili kişinin açık rızası olmadan başka gerçek kişilere veya tüzel kişilere aktarılamaz. Şu kadar ki, KVK Kanunu ve diğer Kanunların zorunlu kıldığı durumlarda ilgilinin açık rızası olmadan da veriler mevzuatta öngörülen şekilde ve sınırlarla bağlı olarak yetkili kılınan idari veya adli kurum veya kuruluşa aktarılabilir. Ayrıca, KVK Kanunu’nun 8. maddesinde öngörülen şekilde 5. maddenin 2. fırkasında (örn: bir sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunlu olması ya da hukuki bir yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi gibi) veya özel nitelikli kişisel veriler için 6. maddenin 3. fıkrasında öngörülen durumlarda ilgilinin rızası olmaksızın da aktarılabilir. TORA, kişisel verileri Kanunda öngörülen şartlara uygun olarak ve gerekli tüm güvenlik önlemlerini alarak Türkiye’de bulunan üçüncü kişilere aktarabilir.
8.2 Yurtdışına kişisel verilerinizin aktarımı:
TORA, kişisel verileri Türkiye’de üçüncü kişilere aktarabileceği gibi, Türkiye’de işlenerek veya Türkiye dışında işlenip muhafaza edilmek üzere, yurt dışına da aktarabilir. KVK Kanununda belirtilen kişisel verilerin aktarımına ilişkin açık rızanın aranmadığı istisnai durumlarda, rızasız işlenme ve aktarma şartlarına ek olarak, verinin aktarılacağı ülkede yeterli korumanın bulunması şartı aranmaktadır. Yeterli korumanın sağlanıp sağlanmadığını KVK kurulu belirleyecek olup; yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise, hem Türkiye’deki hem de ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi ve KVK Kurulunun izninin bulunması gerekmektedir.
8.3 Hangi kişi/kuruluşlara aktarım yapılmaktadır?
Yetkili kurum ve kuruluşlar :
Kamu tüzel kişileri ile ilgili mevzuatları kapsamında talep ettikleri bilgiler 8.1 maddesi uyarınca paylaşılır.
Bölüm 7.2’de belirtilen amaçlarla, kişisel verilerin aktarılabileceği diğer kişi veya kuruluşlar ise şunlardır; her türlü kişisel verilerin muhafazası, yetkisiz erişimlerin önlenmesi ve hukuka aykırı olarak işlenmelerini önlemek gibi veri güvenliği tedbirlerinin alınmasında TORA ile müşterek ve müteselsil sorumlu olmak üzere bağlı ortaklıklar ve/veya doğrudan/dolaylı yurtiçi/yurtdışı iştirakler ile TORA olarak faaliyetleri yürütmek üzere ilgili sözleşmeler kapsamında hizmet alınan, işbirliği içinde olunan, program ortağı olan yurt içi/yurt dışı kuruluşlar ve diğer 3. kişilerdir.
8.4 Kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarılmasına ilişkin TORA tarafından alınan tedbirler:
Teknik açıdan alınan tedbirler:
İşlenen ve aktarılan ya da aktarım sonucu alınan kişisel verilerin, TORA bünyesinde yer alan farklı departmanlarca, ve TORA’ın verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerce, yetkisiz erişim ve kullanımını engelleyecek tedbirleri alır.
İdari açıdan alınan tedbirler:
TORA, bünyesinde yer alan farklı departmanlarca, ve TORA’nın verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerce, kişisel verilere erişimin ne şekilde ve hangi işleme amacı doğrultusunda kimlere verilmesi gerektiğine ilişkin iç politikalar oluşturulmuştur.
9. KİŞİSEL VERİLERİN MUHAFAZASI POLİTİKASI
9.1 İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme
TORA, KVK Kanunu 7. maddesi ve Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesi uyarınca işlediği kişisel verileri yalnızca ilgili mevzuatta öngörülen veya mevzuatta bir süre öngörülmemiş ise kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza eder. Tutulan veriler verinin tutulma amacı sona erdikten sonra silinecek olup ortalama olarak 2 yıl belirlenmekle birlikte mevzuatta daha uzun süre öngörülen veriler mevzuatta belirtildiği süreyle sistemde kalmaya devam edecektir.
Bu sebeple her bir kişisel veri için ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süreye ilişkin farklı bir muhafaza süresi geçerli olabilmektedir. Örneğin Vergi Usul Kanunu 253. maddesi uyarınca defter ve vesikalar 5 yıl süre ile muhafaza edilmelidir. Diğer bir örnek ise 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 82. Maddesinde tüm defter ve belgelerin saklanma sürelerini 10(on) yıl olarak belirlemiştir. Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik uyarınca, kişisel verilerin pazarlama veya tanıtım amaçları için kullanılacağına ilişkin ilgili kişi onayının geri alındığı durumlarda, kişisel verilerin kayıtları bu tarihten itibaren 1 yıl saklanmalıdır. Ticari elektronik iletinin içeriği ve gönderiye ilişkin diğer her türlü kayıt ise gerektiğinde ilgili bakanlığa sunulmak üzere 3 yıl saklanacaktır.
Diğer yandan, bir veri birden fazla amaç için de işlenmiş olabilir ve böyle bir durumda ilgili verinin işlenmesine neden olan tüm nedenler ortadan kalktığında ilgili veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilerek muhafaza edilir.
9.2 Kişisel verilerin muhafazasına ilişkin TORA tarafından alınan tedbirler
KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olan kişisel veriler, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde reysen veya ilgili kişinin talebi üzerine TORA tarafından, bu verilerin hiçbir şekilde kullanılmayacak ve geri getirilmeyecek şekilde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekmektedir. Kişisel verilerin hukuka uygun olarak yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esaslar KVK Yönetmeliği’nde belirtilecek ilke ve kurallara uygun şekilde yerine getirilecektir.
Teknik açıdan alınan tedbirler:
TORA tarafından kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonimleştirilmesine ilişkin gerekli sistemler ve denetim mekanizmaları oluşturulur.
İdari açıdan alınan tedbirler:
TORA’nın verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişileri kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde muhafazasına ilişkin bilgilendirmek ve farkındalık yaratmak; aynı zamanda bu kişilerle akdedilen sözleşmeler çerçevesinde kişisel verilerinin hukuka uygun şekilde muhafaza edilmesine ve silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin önlemleri almalarını sağlar.
TORA, verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişilerinin yürüttüğü kişisel verilerin muhafazası faaliyetlerini denetlemekle sorumludur.
10. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ POLİTİKASI
10.1 TORA’nın veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri
KVK Kanunu’nun 12. maddesi uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla TORA’nın veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri şu şekildedir:
• Kişisel verilerin;
Hukuka aykırı işlenmesini önlemek,
Hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
Muhafazasını sağlamak için her türlü teknik ve idari tedbir almak,
• Kuruluşu içinde gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmak,
• Kendisi adına kişisel verileri işleyen kişilerin veya organlarında görev alan yetkililerin görevlerinden ayrılsalar dahi, görevleri sırasında öğrendikleri kişisel verileri kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamaması ve işleme amacı dışında kullanmaması için gerekli önlemleri alır,
• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından ele geçirilmesi halinde ilgilisine ve Kurul’a bildirmektir.
10.2 TORA’nın veri güvenliğine ilişkin aldığı tedbirler
Kişisel verilerin güvenliğine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirilmesi açısından ve güvenliğin risk teşkil ettiği durumlarda hızlı bir şekilde hareket edilmesi adına, TORA aşağıda sıralanmış olan tedbirleri alır:
10.2.1. Kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınan teknik ve idari tedbirler.
Kişisel verinin işlenmesi, aktarılması ve muhafaza edilmesine ilişkin ilgili bölümlerde alınması gereken teknik ve idari tedbirler sayılmıştır. TORA bu tedbirleri eksiksiz olarak almak ve hukuka aykırı erişimi engellemekle yükümlü olduğu halde; yine de üçüncü kişilerin kişisel verilere hukuka aykırı erişimi söz konusu olmuş ise; kişisel verilerin korunmasına ilişkin ilgili mevzuata ve Kurul kararlarına uygun şekilde ilgililerin zarar görmemesi için teknik ve idari tüm tedbirleri alır.
10.2.2. Kişisel verilerin korunması konusunda alınan tedbirler ve bunların denetimi.
Şirket bünyesinde kullanılmakta olan veri kayıt sistemlerinin KVK Kanunu ve ilgili mevzuata uygun şekilde oluşturulduğu ve kullanıldığı periyodik olarak takip edilerek denetlenir ve bu konuda yetkili kılınan kişi veya kurula raporlama yapılır.
TORA, verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişileri kişisel verilerin hukuka uygun bir şekilde korunmasına ilişkin bilgilendirmek ve farkındalık yaratmak; aynı zamanda bu kişilerle akdedilen sözleşmeler çerçevesinde kişisel verilerinin hukuka uygun şekilde korunmasına yönelik hükümler belirlemekle yükümlüdür.
10.2.3. Kişisel verilerin yetkisiz bir şekilde ifşası durumunda alınacak tedbirler.
TORA, kişisel verilerin yetkisiz bir şekilde ifşasının engellenmesine yönelik tedbirler almakla ve buna ilişkin iç politika oluşturmakla yükümlüdür. Buna ek olarak, söz konusu durumlarda TORA, veri sorumlusu olarak, kişisel verileri yetkisiz bir şekilde ifşa edilen kişileri ve KVK Kurulunu bilgilendirmekle yükümlüdür.
11. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI
11.1 Kişisel verilere erişim hakkı
İlgili kişilerin bir ücrete tabi olmadan kişisel verilerine erişim hakkı bulunmaktadır. Bu nedenle TORA ilgili kişiye;
• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme;
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
• Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme isteğinde bulunma hakkı.
11.2 Kişisel verilerini değiştirme veya sildirme hakkı:
İlgili kişilerin bir ücrete tabi olmadan kişisel verilerini değiştirme veya sildirme hakkı bulunmaktadır. Bu kapsamda;
• Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme;
• Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme;
• Yukarıda bahsedilen düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhe bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme.
11.3 Kişisel verilerin güncelliğinin sağlanması:
KVK Kanunu uyarınca kişisel verilerinizin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama yükümlülüğümüz bulunmaktadır. Bu sebeple kişisel verilerinizin doğru ve güncel tutulması açısından lütfen bize durumunuzdaki değişiklikleri 0 850 222 87 22 numaralı müşteri hizmetleri telefonundan (09.00 – 18.00) ya da [email protected] e-posta adresinden bildiriniz.
11.4 İlgilinin başvurusu ve başvurunun değerlendirilmesi:
İlgili kişiler TORA tarafından işlenen kişisel verilere en kısa sürede erişimi sağlamak adına ve yukarıda belirtilen hakların kullanılmasına yönelik TORA’ya talepte bulunabileceklerdir. TORA bu erişim taleplerini karşılamak adına gerekli başvuru kanallarını oluşturur. Başvurular en kısa sürede ve her halükarda KVK Kanununda öngörülen süre olan 30 gün içerisinde cevaplandırılır.
İlgili kişiler TORA tarafından açıklanacak ve yasal altyapısı sağlandığında Veri Sorumluları Sicilinde ilan edilecek temsilciye başvurmalılar. Veri sorumlusu temsilcisi, kişisel verilerin işlenmesi ve korunması ile ilgili talepleri niteliğine göre en kısa sürede ücretsiz olarak veya Kurul tarafından ücrete ilişkin yayınlanacak tarifedeki koşulların oluşması durumunda tarifedeki ücreti karşılığında sonuçlandıracaktır.
Bu sürenin başlayabilmesi için ilgili kişiler tarafından yapılan talepler yazılı veya KVK Kurulunun belirlediği diğer yöntemlerle veri temsilcisine gönderilmelidir ve ayrıca veri sahibinin kimliğini tespit edici belgelerde eksiksiz bir şekilde iletilmelidir. Kurul tarafından bir yöntem belirleninceye kadar yapılacak başvuruların yazılı olarak yapılması gerekmektedir. İlgilice yapılacak başvuru sırasında ilgilinin hangi hakkını kullandığını açıkça belirtmesi ve varsa bilgi ve belgeleri ile TORA’nın 15 Temmuz Mah. 1468.Sok. No:5 Güneşli-Bağcılar/İSTANBUL adresine iadeli taahhütlü mektup yoluyla göndermesi gerekmektedir.
İlgili kişi tarafından yapılan talepler veri sorumlusu temsilcisi tarafından kabul veya gerekçesi açıklanarak reddedilir ve yazılı veya elektronik ortamda cevap bildirilir. Başvurunun kabul edilmesi halinde TORA tarafından gereği yerine getirilir. Kişisel verilerinin işlenmesi/değiştirilmesi/silinmesi talebine ilişkin bazı durumlarda hukuki yükümlülüklerden dolayı veya KVK Kanunu madde 5 ve 6 uyarınca belirlenmiş diğer nedenler doğrultusunda talebe olumlu yanıt verilmemektedir. Bu durumda verilecek ret cevabında sebepleri ayrıntılı bir şekilde gerekçelendirilerek hukuki dayanağı bildirilecektir.
13. DOKÜMANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI
İşbu veri politikası KVK Kanunu kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü ile birlikte kişisel verileri bulunan taraflara bildirilecek ve TORA’nın web sayfasında da yayınlanacaktır.
14. GÜNCELLEME PERİYODU
Şirketin ekonomik ve ticari kararı veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu ilke kararları doğrultusunda değişiklik yapılması durumunda işbu durum verileri kayıt altına alınan taraflara ve ilgili kişilere bildirilecektir.
15. YÜRÜRLÜK
İşbu veri politikası yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer ve internet sitesinden kaldırılana kadar yürürlükte kalmaya devam eder.
